La presente política es aplicable a todas las bases de datos de O4IT que contengan datos personales y deberá ser observada por: i) el personal de la empresa, ii) los contratistas, iii) proveedores y iv) clientes, en la medida que, realicen tratamiento de datos personales por cuenta de O4IT en virtud de una relación contractual, comercial, o laboral.

Deberá entenderse por Tratamiento de datos personales las actividades descritas por la Ley 1581 de 2012, tales como operaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

O4IT Colombia S.A.S. es una sociedad debidamente constituida según la legislación colombiana, identificada con el NIT ______________ y domiciliada en Bogotá en la Carrera 7N° 74-56 Oficina 202 Edificio Corficaldas y con número telefónico +57(1) 4235460 y cuyo correo de contacto para efectos de Protección de Datos es a protecciondedatos@o4it.com

A continuación, se citan los conceptos y definiciones que deberán tenerse en cuenta para una adecuada comprensión de la presente política.

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
3. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4. Dato Privado: Dato que por su naturaleza intima o reservada sólo es relevante para el titular.
5. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
6. Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
7. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
9. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
10. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;
11. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
12. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

O4IT realizará el tratamiento de datos personales de conformidad con los siguientes principios:

1. Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo será ejercida con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
2. Principio de limitación de la recolección: Sólo se recolectarán los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento.
3. Principio de finalidad: El tratamiento obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se informará al titular del dato de manera suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no se recopilarán datos sin una finalidad específica.
4. Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes.
5. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Principio de seguridad: quienes procesen datos personales en calidad de Responsables o Encargos del tratamiento garantizarán las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca O4IT para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. Principio de transparencia: En el tratamiento se garantizará el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
8. Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas: i) al titular del dato; ii) a las personas autorizadas por el titular del dato; iii) a las personas autorizadas internamente en la empresa; iv) a las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.
9. Principio de confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la confidencialidad y la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

O4IT recolecta información de identificación personal de sus clientes en diversas maneras, incluyendo suscripción fuera de línea y formularios de pedidos, papel o encuestas telefónicas y otras instancias donde los clientes entregan esta información de manera voluntaria. Adicionalmente, la información de contacto puede ser recolectada mediante las sesiones de soporte, como también en conexión con los servicios ofrecidos en el sitio de O4IT. Si usted provee información personal acerca de otras personas, u otras personas nos entregan información personal de usted, nosotros usaremos esa información para la razón específica para la cual nos fue provista.

O4IT puede recolectar información o datos personales de las siguientes categorías:

1. Datos generales de identificación de la persona como: nombres, apellidos, identificación, número de identificación, estado civil, sexo, empresa, dirección, e información de facturación.
2. Datos específicos de identificación de la persona como: firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, fecha y lugar de nacimiento, edad.
3. Datos financieros, crediticios, tarjeta de crédito y datos de la misma para procesar los pedidos.
4. Datos de ubicación relacionados con la actividad profesional o privada de la persona, como: dirección, teléfono, correo electrónico, con alcance del compañero permanente o cónyuges para casos de emergencia.
5. Datos relacionados con la salud de la persona y afiliaciones al Sistema Integral de Seguridad Social.
6. Datos relacionados con la historia laboral, el nivel educativo y/o antecedentes judiciales y/o disciplinarios.

O4IT podrá realizar el tratamiento de los datos personales para las siguientes finalidades:

En general O4IT podrá realizar el tratamiento de datos personales para la ejecución de transacciones comerciales de todo orden que tengan relación con el objeto de la compañía.

En virtud de las finalidades indicadas, O4IT podrá realizar las siguientes actividades respecto de la categoría de datos procesados:

Conforme las finalidades indicadas anteriormente, la empresa podrá:

1. Datos generales de identificación de la persona como: nombres, apellidos, identificación, número de identificación, estado civil, sexo, empresa, dirección, e información de facturación.
2. Datos específicos de identificación de la persona como: firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, fecha y lugar de nacimiento, edad.
3. Datos financieros, crediticios, tarjeta de crédito y datos de la misma para procesar los pedidos.
4. Datos de ubicación relacionados con la actividad profesional o privada de la persona, como: dirección, teléfono, correo electrónico, con alcance del compañero permanente o cónyuges para casos de emergencia.
5. Datos relacionados con la salud de la persona y afiliaciones al Sistema Integral de Seguridad Social.
6. Datos relacionados con la historia laboral, el nivel educativo y/o antecedentes judiciales y/o disciplinarios.

O4IT procurará no realizar el tratamiento de datos personales de carácter sensible. No obstante, si en desarrollo de su objeto social llegase a ser indispensable dicho procesamiento, solicitará autorización previa y expresa a los titulares de dichos datos, dejando expresa la facultad del titular de no otorgar dicha autorización.

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, son derechos de los titulares de los datos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, según la legislación aplicable.
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la legislación.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, según lo establecido en la ley.
6. Acceder de manera gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

10.1. Consultas:

El titular, sus causahabientes y/o apoderados podrán ejercer los derechos anteriormente mencionados a través de una consulta y/o reclamo, en los siguientes términos: para ello, deberán enviar una solicitud a protecciondedatos@o4it.com la cual deberá contener la siguiente información: (i) nombre y domicilio del titular (o de quién este facultado para tal fin) o cualquier otro medio para recibir respuesta a la solicitud; (ii) documentos que acrediten la identidad del Titular, o de quién esté facultado; y (iii) la descripción y propósito de la consulta.

O4IT deberá dar respuesta a la solicitud dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud a través de su departamento legal. Asimismo, deberá informar si la solicitud tiene algún costo. En caso de no poder responder la solicitud en el plazo anteriormente mencionado, O4IT deberá informar al solicitante sobre las razones del retraso y deberá indicar un nuevo plazo para dar respuesta, el cual no podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.

10.2. Reclamos:

Los titulares podrán presentar, a través de un reclamo, quejas por el incumplimiento de la presente política y/o la legislación, o podrán solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos personales. Para ello, deberán enviar un reclamo al canal de atención protecciondedatos@o4it.com el cual deberá contener la siguiente información: (i) nombre y domicilio del titular (o de quién este facultado para tal fin) o cualquier otro medio para recibir respuesta a su solicitud; (ii) documentos que acrediten la identidad del Titular o de quién esté facultado; (iii) la descripción y propósito de la consulta; (iv) de ser el caso, otros documentos o elementos que se pretendan hacer valer.

Si el reclamo está completo, O4IT deberá responder en los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción de este. En caso de no poder responder el reclamo en el plazo anteriormente mencionado, la empresa deberá informar sobre las razones del retraso y deberá indicar un nuevo plazo para dar respuesta, el cual no podrá exceder ocho (8) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término. Si la empresa no es competente para atender su reclamo, se le dará traslado a quién corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se le informará sobre dicha situación.

Adicionalmente, para la defensa de sus derechos los titulares podrán contactar a la Superintendencia de Industria y Comercio (“SIC”) ubicada en la Carrera 13 No. 27-00 de Bogotá, al teléfono 018000 910165 y al correo electrónico contactenos@sic.gov.co. El Titular podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de Consulta y de Reclamo ante O4IT.

O4IT ha designado como área responsable de la implementación y vigilancia de la presente política al área legal de la compañía, mediante la cual se concentrará en igual sentido el archivo de autorizaciones del tratamiento y solicitudes de actualización de datos personales, así como, la gestión de consultas y reclamos. Para contactar al comité de privacidad, se deberá remitir una comunicación al correo electrónico .

O4IT en cumplimiento del principio de seguridad, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. De igual manera, la empresa exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los datos personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.

Constitución Política (artículos 15 y 20), Ley 1266 del 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y regulación complementaria.

Esta versión de Política de Tratamiento de Datos Personales estará vigente a partir del 26 de abril de 2021 y O4IT podrá modificarla cumpliendo con lo establecido en la ley.

Se aclara que esta versión de la Política reemplaza y sustituye la versión inicial que estuvo vigente desde el 1 de septiembre de 2016 hasta el 26 de abril de 2021. La Política se publicará en la página web de la empresa, es decir en https://www.o4it.com

En caso de modificación de la Política, O4IT se encargará de hacer público la nueva versión de la Política.